Rechnungs-Kategorisierung

Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen, kategorisiert und nach einheitlichem Schema abgelegt — aus Datei-Chaos wird durchsuchbare Ordnung.

Ausgangslage

Rechnungen kommen per E-Mail in allen Formaten: als PDF, als Scan, als Foto. Sie manuell zu öffnen, zu sortieren und sinnvoll zu benennen kostet jede Woche Zeit — und wer es aufschiebt, sucht später doppelt. Ziel: Rechnungen automatisch auslesen, kategorisieren und mit einheitlichem Dateinamen revisionssicher ablegen.

Die Lösung

E-Mails mit Rechnungen werden automatisch erkannt. OCR liest die Inhalte aus, eine KI ordnet die Rechnung einer Kategorie zu und benennt die Datei nach festem Schema — zum Beispiel 2026-03_Mueller_Material.pdf. Die Ablage ist damit durchsuchbar und für den Steuerberater nachvollziehbar.

Worauf geachtet wurde

• Zuverlässige Erkennung auch bei unterschiedlichen Rechnungsformaten
• Nachvollziehbare Benennung nach festem Schema
• Revisionssichere Ablage

Ergebnis

• Aus Datei-Chaos wird durchsuchbare Ordnung — jede Rechnung ist in Sekunden auffindbar
• Einheitliches Namensschema über alle Formate hinweg, ohne manuelles Sortieren

Eingesetzte Technik

Alle Komponenten laufen auf EU-Servern und nutzen offene Standards — die Lösung gehört dem Betrieb, nicht einem Anbieter. Begriffe wie n8n oder OCR erklärt unser Glossar.

Passend im Ratgeber