Rechnungs-Kategorisierung
Eingehende Rechnungen werden automatisch ausgelesen, kategorisiert und nach einheitlichem Schema abgelegt — aus Datei-Chaos wird durchsuchbare Ordnung.
Ausgangslage
Rechnungen kommen per E-Mail in allen Formaten: als PDF, als Scan, als Foto. Sie manuell zu öffnen, zu sortieren und sinnvoll zu benennen kostet jede Woche Zeit — und wer es aufschiebt, sucht später doppelt. Ziel: Rechnungen automatisch auslesen, kategorisieren und mit einheitlichem Dateinamen revisionssicher ablegen.
Die Lösung
E-Mails mit Rechnungen werden automatisch erkannt. OCR liest die Inhalte aus, eine KI ordnet die Rechnung einer Kategorie zu und benennt die Datei nach festem Schema — zum Beispiel 2026-03_Mueller_Material.pdf. Die Ablage ist damit durchsuchbar und für den Steuerberater nachvollziehbar.
Worauf geachtet wurde
- Zuverlässige Erkennung auch bei unterschiedlichen Rechnungsformaten
- Nachvollziehbare Benennung nach festem Schema
- Revisionssichere Ablage
Ergebnis
- Aus Datei-Chaos wird durchsuchbare Ordnung — jede Rechnung ist in Sekunden auffindbar
- Einheitliches Namensschema über alle Formate hinweg, ohne manuelles Sortieren
Eingesetzte Technik
Alle Komponenten laufen auf EU-Servern und nutzen offene Standards — die Lösung gehört dem Betrieb, nicht einem Anbieter. Begriffe wie n8n oder OCR erklärt unser Glossar.
Passend im Ratgeber
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